Compte bancaire entreprise au Canada : société locale ou étrangère

Constitution fédérale ou provinciale

Le compte bancaire entreprise au Canada, ou compte d'affaires, est ouvert au nom d'une société constituée au fédéral ou dans une province, ou d'une entreprise étrangère enregistrée au Canada. La banque identifie les administrateurs et toute personne exerçant un contrôle important, et demande les statuts et le certificat de constitution correspondants.

Une société peut être constituée sous la loi fédérale, la Loi canadienne sur les sociétés par actions, ou sous la loi d’une province comme l’Ontario, le Québec ou la Colombie-Britannique. Pour le compte professionnel canadien, la banque demande les statuts et le certificat de constitution correspondants.

Exigence d’administrateurs résidents canadiens

La loi fédérale impose qu’au moins un quart des administrateurs soient résidents canadiens ; l’Ontario a supprimé cette règle en 2021 et la Colombie-Britannique ne l’applique pas. Ce choix de société canadienne influence aussi la facilité d’ouverture du compte.

Numéro d’entreprise et comptes de programme de l’ARC

L’Agence du revenu du Canada attribue un numéro d’entreprise à neuf chiffres, complété par des comptes de programme pour la TPS/TVH, les retenues sur la paie ou l’importation. La banque le relève dans le dossier d’ouverture.

Personnes ayant un contrôle important

Les sociétés fédérales tiennent un registre des particuliers ayant un contrôle important, accessible au public depuis 2024 auprès de Corporations Canada. La banque identifie chacun de ces particuliers, signataires inclus, conformément aux règles de CANAFE.

Entreprise étrangère faisant affaire au Canada

Une société étrangère qui exploite au Canada s’enregistre comme entreprise extraprovinciale dans la province concernée. Sans établissement ni administrateur sur place, peu de banques acceptent le dossier, sauf pour des groupes déjà clients ailleurs.

Paiements d’affaires : TEF, Lynx et dépôt mobile

Les entreprises paient fournisseurs et salaires par transfert électronique de fonds (TEF) et, pour les gros montants, via le système Lynx de Paiements Canada. Le dépôt de chèques par application reste répandu chez les petites entreprises.

Comptes en dollars américains pour le commerce transfrontalier

Les exportateurs vers les États-Unis tiennent un compte en dollars américains pour éviter des conversions systématiques. Les entreprises exposées au change peuvent négocier des contrats à terme avec leur banque, sur présentation de leurs flux prévisionnels.

Ouvrir un compte d’affaires dans une grande banque

Chez Royal Bank of Canada (RBC), le propriétaire d’une petite entreprise peut demander un compte d’affaires en ligne s’il réside au Canada ; une société détenue par des non-résidents est orientée vers un conseiller en succursale pour vérifier statuts, registre et identité des dirigeants.

TPS/TVH et seuil d’inscription

L’inscription à la TPS/TVH devient obligatoire au-delà de 30 000 dollars de ventes taxables sur quatre trimestres. Les numéros de TPS figurant sur les factures et les remises versées par le compte sont souvent comparés lors des revues de la banque.

Dividendes, retenue de la partie XIII et 3916

Les dividendes versés par une société canadienne à un actionnaire non résident subissent une retenue de 25 %, ramenée par convention, par exemple à 15 % pour un particulier résident en France. Ce dernier déclare aussi tout compte canadien sur le formulaire 3916.

Comment ouvrir un compte bancaire entreprise au Canada : les étapes

La première étape consiste à constituer la société : fédérale ou provinciale, avec ses statuts, son certificat de constitution et ses administrateurs désignés. Une banque canadienne n’ouvre pas de compte à un projet en cours de réflexion. Vérifiez aussi que la société a obtenu son numéro d’entreprise auprès de l’Agence du revenu du Canada, car ce numéro figure dans le dossier d’ouverture.

Choisissez ensuite l’établissement et la filière adaptés. Un propriétaire résidant au Canada peut parfois commencer en ligne, mais une société détenue par des non-résidents est généralement orientée vers un conseiller en succursale. Demandez à l’avance la liste exacte des pièces et la possibilité de prendre rendez-vous, car les pratiques varient selon la banque, la province et le profil de l’entreprise.

Rendez-vous enfin en succursale avec les dirigeants et signataires concernés. Chaque personne est identifiée, de même que tout particulier exerçant un contrôle important. Selon la banque, l’accès aux services en ligne, aux cartes et aux paiements s’active ensuite par étapes. Notez par écrit les frais, les plafonds et les services inclus avant de signer la convention de compte.

Documents à préparer pour un compte d’entreprise au Canada

Le premier ensemble de pièces concerne l’existence de la société : statuts, certificat de constitution, registre des administrateurs et, pour une entité fédérale, le registre des particuliers ayant un contrôle important. La banque contrôle que le nom et l’adresse correspondent exactement à ceux enregistrés. Un écart de dénomination entre deux documents suffit souvent à retarder la vérification.

Le deuxième ensemble porte sur l’identité des personnes : pièces d’identité des administrateurs, des signataires et des actionnaires importants, accompagnées d’un justificatif d’adresse. Pour les dirigeants non résidents, prévoyez des copies de passeport et des preuves de résidence à l’étranger. La banque applique les règles de CANAFE pour identifier chaque personne, y compris lorsqu’elle ne signe pas elle-même.

Le troisième ensemble décrit l’activité : nature du commerce, clients et fournisseurs principaux, pays concernés, volumes attendus et origine des fonds de départ. Ajoutez le numéro d’inscription à la TPS/TVH si la société y est assujettie. Une description simple et cohérente avec les factures et les contrats réduit les questions de la conformité et accélère le traitement du dossier.

Erreurs fréquentes quand un non-résident ouvre un compte d’entreprise au Canada

L’erreur la plus répandue est de se présenter avec une société étrangère sans établissement ni administrateur sur place. Peu de banques acceptent un tel dossier, sauf pour des groupes déjà clients ailleurs. Avant de choisir la structure, vérifiez si l’exigence d’administrateurs résidents s’applique à la forme retenue et quelle solution pratique permet de respecter cette règle sans artifice.

La deuxième erreur est de décrire l’activité de façon floue ou différente selon les interlocuteurs. La banque confronte vos réponses aux statuts, au site internet, aux factures et aux déclarations fiscales. Des incohérences, même involontaires, peuvent déclencher une revue approfondie. Préparez une présentation écrite unique et conservez-la pour les mises à jour futures demandées par l’établissement.

Les dividendes versés à un actionnaire non résident subissent une retenue, que les conventions peuvent réduire ; l’actionnaire doit aussi déclarer le compte canadien dans son pays de résidence. Faites valider ces points avec un comptable avant l’ouverture, afin d’éviter une régularisation tardive et des questions de la banque sur les flux.

Questions à poser avant de choisir un compte professionnel canadien

Demandez d’abord quelles formules de compte existent pour une société de votre taille, quelles transactions sont comprises dans le forfait mensuel et quels frais s’ajoutent pour les virements, les dépôts ou les paiements internationaux. Les écarts entre banques peuvent être importants. Un tableau comparatif établi à partir des tarifs écrits vous évite de choisir sur la seule impression d’un premier rendez-vous.

Interrogez ensuite la banque sur les moyens de paiement : transferts électroniques de fonds, virements de gros montants, dépôt de chèques par application et cartes pour les employés. Si vous travaillez avec les États-Unis, demandez comment ouvrir un compte en dollars américains et quelles solutions de change sont proposées, sur présentation de vos flux prévisionnels.

Vérifiez enfin les règles de suivi : fréquence des mises à jour du dossier, justificatifs réclamés pour les gros mouvements, conditions de fermeture d’un compte inactif et garantie des dépôts applicable. Conservez les copies de toutes les pièces transmises, ainsi que les échanges avec le conseiller. Ils serviront de référence si la banque rouvre l’examen du dossier.